Interview : Stéphane Robert, Action&Gestion et Carla Joao, Télétravail Quadralinda

20/10/2020.

1. SR : En quoi Télétravail Quadralinda n’est pas un consultant surfant sur la vague opportuniste du télétravail ?

CJ : Avec mes associés d’horizons complémentaires privés/publics, nous avions cette réflexion depuis quelques mois, quand le confinement a accéléré le lancement de la société. L’un de mes associés était en télétravail dès la fin des années 70, c’est dire notre connaissance du sujet…

Le télétravail n’est bien entendu pas un phénomène de mode, pandémie ou pas. Il s’agit d’une nouvelle donne socio-économique et humaine. Les salariés et managers des entreprises et des collectivités ayant vécu le confinement, ne sont pas les mêmes en revenant au bureau. Ils ont vécu souvent collectivement le travail à distance dans des conditions difficiles, car soudaines pour tous. Moi-même je l’ai vécu et j’ai compris qu’il était nécessaire que les managers et leurs collaborateurs puissent travailler dans la confiance, le partage et les résultats. Oui, cette évolution est à accompagner dans la durée et c’est pour cela que nous avons créé la 1ère plateforme de faciliteurs du télétravail.

2. SR : Quelle est votre vision face à une nouvelle donne socio-économique et humaine ?

CJ : La dynamique Quadralinda peut se résumer ainsi :

Nous sommes entrés dans l’ère où la personne regroupe ses projets et ses activités :

• Personnelles (la relation à soi-même),

• Privées (la relation aux autres),

• Professionnelles (au sens large, de celui de l’engagement pour gagner sa vie).

Le développement et le devenir de toute entreprise (au sens large) repose sur la P.I.E.R : Productivité, Innovation, Être bien, Relations humaines.

Les fondamentaux de cette nouvelle donne qui réunit le Projet d’Entreprise et le Projet personnel sont :

• La Confiance dans les relations humaines,

• La Communication, les échanges et les partages de toutes natures et de tous moyens,

• La Cohérence des engagements et des actions vérifiées dans les résultats.

Ce mouvement s’inscrit dans la durée grâce à l’intelligence collective, pour se vérifier et s’améliorer avec Pédagogie, Progressivité, Productivité pour des échanges et des résultats « gagnants-gagnants. »

3. SR : Que signifie être la 1ère plateforme de faciliteurs du télétravail ?

SR : Pourquoi une plateforme ?

CJ : Il s’agit de créer un environnement général de relations, d’idées, d’échanges, de concertation qui prend en compte toutes les composantes de la P.I.E.R *. De construire ENSEMBLE les bons choix par étapes et dans la durée : le Décideur étant, bien entendu, le Maître d’Œuvre.

En cela, c’est une première.

SR : Qui sont les faciliteurs ?

CJ : Télétravail Quadralinda, avec son approche nouvelle et globale vous facilite le télétravail, que vous soyez chef d’entreprises, DRH ou manager, grâce à une communauté de faciliteurs :

1. L’équipe télétravail Quadralinda et son réseau de spécialistes, qui vous facilite l’état des lieux, communique des préconisations et vous accompagne dans la stratégie télétravail et la mise en place d’un plan d’actions, dans la durée.

2. Vous, Directeurs, managers d’équipe qui, en intelligence collective, faites le pari « gagnant-gagnant » avec vos collaborateurs, d’une organisation intégrant le télétravail.

3. Le référent télétravail, collaborateur motivé et volontaire, qui sera un véritable relais de d’accueil et de confiance dans votre équipe, pour une durée déterminée.

4. SR : Quelle est votre valeur ajoutée pour les chefs d’entreprises et collectivités qui feraient appels à vous ?

CJ : Nous proposons une plateforme à 2 niveaux de services :

Ponctuels, pour gagner du temps, quand une question se pose dans le quotidien du télétravail afin d’en parler, avant de décider. Dans la durée, pour gagner en sérénité, Pour se rencontrer en présentiel ou à distance, écouter et proposer un plan d’actions aux décideurs pour créer, améliorer, et préparer une organisation solide en PIER (Productivité-Innovation-Être bien-Relations humaines, du télétravail).

Ingrédients clefs de réussite :

Le respect de 10 étapes incontournables que nous avons déterminées.

Accueil, écoute et partage en intelligence collective.

Mise en place d’un référent télétravail de confiance et bienveillant.

5. SR : Est-on obligé de dédommager les salariés en télétravail ?

CJ : Tout d’abord, il est important de préciser qu’un collaborateur en télétravail a les mêmes droits qu’un collaborateur au bureau avec des avantages sociaux, droits en matière d’évaluation et de formation…

L’ordonnance Macron du 22 septembre 2017 a contribué à démocratiser le télétravail, en le rendant plus simple à mettre en place et exonère l’entreprise de la prise en charge des frais des télétravailleurs.

Cependant la réponse n’est pas si simple au regard de la jurisprudence.

Si l’employeur met en place une organisation intégrant le télétravail, les salariés peuvent demander à être défrayés de toutes dépenses inhérentes au télétravail. La mise en place d’une charte ou d’un accord peut aider à cadrer ce sujet en listant les frais. A titre d’exemples : frais d’adaptation du logement si non-conformité électrique par exemple, frais matériels (achats ordinateur, fauteuil ergonomique…), fournitures (encre, papier…), frais de connexion, (électricité, internet…) avec des taux ou des quotes-parts de prise en charge à justifier.

Au regard des négociations en cours avec les partenaires sociaux, que ce soit dans les secteurs privés ou publics, les mois à venir apporteront certainement des réponses plus précises à cette question importante à la fois pour les employeurs et pour leurs collaborateurs.

6. SR : Comment faire en sorte que le collaborateur en télétravail ne se sente pas « fliqué » ?

CJ : Ils s’appellent ActivTrak, InterGuard, Teramind, Desktime ou InnerActiv… Ce sont des logiciels qui espionnent les employés pour ensuite évaluer leur productivité.

Dans le même temps, de plus en plus de sociétés font le choix de ne pas surveiller leurs salariés mais de miser sur la confiance. Elles réussissent à maintenir leurs collaborateurs impliqués malgré l'éloignement.

Conditions de réussite :

=> Responsabilisation des collaborateurs.

=> Organisation de rencontres régulières de façon à entretenir l’esprit d’équipe, même virtuellement, via WhatsApp, Google meeting, Zoom…

=> Passage en mode projet et redéfinition des rôles.

=> Mise en place de tableaux de bord personnalisés pour chacun des salariés avec ses objectifs et tâches personnels ; des dashboards décisionnels et de management pour évaluer la performance et les résultats de l’équipe.

=> Être un manager disponible et joignable.

7. SR : Doit-on avoir l'accord de tous les salariés pour mettre en place le Télétravail ?

CJ : En principe, non. En revanche, l’accord DU salarié concerné est impératif (article L.1222-9 du Code du travail).

Pour mettre en place le télétravail, l’entreprise peut soit :

· Signer un accord collectif si elle dispose en son sein de délégués syndicaux

· Rédiger une charte, qu’elle soumet avant pour avis au CSE

· Obtenir l’accord pour chaque salarié concerné par le télétravail.

La signature d’un accord ou la rédaction d’une charte ne sont pas obligatoires. Elles sont vivement conseillées dès lors que le recours au télétravail est régulier, car elles permettent de fixer un cadre collectif.

Une entreprise ne peut jamais imposer le télétravail hors circonstances exceptionnelles : crise sanitaire, épidémie… (selon l’article L.1222-11 du Code du travail). Il s'agit alors d'un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.

8. SR : Quelles mesures de sécurité peut-on mettre en place pour le transfert des informations ?

CJ : Même si les télétravailleurs ne sont pas connectés aux réseaux informatiques de l’entreprise, il est primordial d’instaurer un système de sécurité efficace de là où ils sont, c’est-à-dire en télétravail. Il existe plusieurs moyens pour cela.

· Fournir un matériel sécurisé aux employés : antivirus et antimalwares, des pare-feux et autres systèmes de sécurité informatique.

· Sécuriser les activités professionnelles : mettre en place un réseau privé virtuel ou un VPN qui va permettre d’échanger des données sécurisées entre le poste de travail à distance et le réseau de l’entreprise.

· Renforcer la sécurité des mots de passe.

· Faire une sauvegarde régulière du travail.

· Utiliser un terminal unique et sécurisé pour les activités professionnelles.

· S’interdire tout envoi de courriers et/ou fichiers professionnels via une messagerie personnelle pour réduire les risques de fuites d’informations.

· Éviter l’utilisation de périphériques externes pour les transferts de données en sachant que les clés USB et les disques durs externes peuvent facilement être infectés par des programmes malveillants.

9. SR : Quelles applications pour communiquer efficacement avec son équipe ?

CJ : Pour faciliter la communication interne en entreprise ou au sein d’une Collectivité, les bons outils doivent être choisis, en fonction des objectifs souhaités :

1. Communication synchrone : communication en temps réel entre 2 ou plusieurs interlocuteurs (conversations en face à face, réunions, messageries instantanées, appels téléphoniques, visioconférences). Il s’agit d’un canal direct et instantané permettant aux équipes de partager et proposer des idées, et d’avoir rapidement des retours à leurs questions/suggestions.

2. Réunions en visioconférence : Pour favoriser la collaboration et les relations de confiance, rien de vaut les rencontres en face à face. Cependant, il est possible de créer des relations avec des équipes travaillant à distance en utilisant un outil de visioconférence (Google Meet, Zoom, Skype, Teams…)

3. Un agenda partagé par toute l’équipe : Bien entendu utiliser un seul et même outil d’agenda facilite l’organisation des réunions. Cela permet de gagner du temps en connaissant en temps réel les disponibilités de chacun (Google agenda, Outlook…), à condition que chaque collaborateur ait mis à jour son emploi du temps.

4. Gestion de projet et feuille de route collaborative : chaque équipe doit pouvoir accompagner le travail en cours de chaque membre et l’état d’avancement des projets. Pour aider les chefs de projets à ne pas succomber aux réunionites aigües et improductives où chacun énumère ce qu’il a fait, il est important d’avoir un outil qui offre une vue actualisée en temps réel du progrès des différentes tâches et projets, accessible depuis n’importe où n’importe quand. Des outils (de type Trello, Asana…) peuvent être utilisés.

5. Centre de partage des documents : un outil de stockage des documents doit être déterminé (Dropbox, Box, Google Drive, one Drive...) Un système standard de nommage des fichiers doit être choisi et partagé. Veiller à ce que tous utilisent le même outil de stockage est un gage de conservation des données en cas de départ de collaborateurs.

Attention : Une fois un outil définitivement choisi, si possible en intelligence collective, il est important qu’il soit utilisé par tous les membres de l’équipe, afin de trouver facilement l’emplacement de certains fichiers importants.

6. Pour aller plus loin en intelligence collective et en créativité, de nombreux logiciels/plateformes collaboratives existent (Slack , Miro, Mural, Talkspirit, Klaxoon…). Le choix de l’outil dépendra encore une fois des objectifs souhaités.

Pour en savoir plus :

Télétravail Quadralinda : https://www.teletravailquadralinda.com/

Cette interview est dans la newsletter Télétravail Quadralinda d'octobre 2020, pour s'abonner : https://www.teletravailquadralinda.com/blog-actualite-teletravail

Action et Gestion : http://www.actionetgestion.fr/